24.05.2011 | Прием телефонных звонков. В данном разделе описывается полезная система приема телефонных звонков, которая поможет сотрудникам не тратить время на лишние телефонные переговоры, а вести только важные деловые беседы.
Рекомендуется завести такой порядок:
придя на работу, сотрудник сообщает секретарю, какие важные звонки он сегодня ожидает. Например, около 10:30 должен звонить Семен Петрович по поводу поставки мазута, в 12:00 Елена Николаевна насчет концентрированных смесей, а в 15:30 Иванов по поводу отчета. К этим звонкам можно добавить один-два (не более) личных звонка. Например, в 14:00 должен позвонить сын Коля, что бы сообщить, что он уже пришел из школы, а около 16:00 жена Клавдия Ивановна.
Секретарь вправе уточнить важность того или иного звонка: «Вы уверены, что звонок Елены Николаевны действительно очень важен? Может, я просто приму вызов и сообщу вам о нем, а вы, когда будете свободнее, перезвоните ей сами?»
Визуально представте собеседника.
Если вам предстоит обсудить с человеком не один, а несколько вопросов, то перед началом беседы напишите их на бумаге в порядке значимости и держите этот список перед собой, отмечая по ходу разговора обсужденные вопросы.
В умении вести телефонные переговоры важен еще один нюанс удобство расположения телефонного аппарата, которым вы пользуетесь.
Не нужно ли вам бежать к телефону в другой конец кабинета? Может, чтобы дотянуться до него, вам приходится нависать над рабочим столом соседа? Если вы снимаете трубку правой рукой, то при разговоре не прижимаете ли ее к левому уху (или наоборот)? Не путаетесь ли вы в телефонном шнуре? Если вы ответили утвердительно хотя бы на один из перечисленных вопросов значит, вам необходимо переставить телефон так, чтобы при разговоре не испытывать ни малейшего дискомфорта.
Источник: http://www.neo.tj
|
