Правила телефонного этикета говорят, что необходимо представиться, если вы звоните сами.

Это правило позволит избежать недопонимания со стороны лица принимающего звонок и лишних вопросов для определения персоны звонящего.

В начале разговора надо проявить чувство такта и уточнить есть ли у стороны принимающей ваш звонок время для обсуждения интересующего вас вопроса.

Пару слов о звонках не адресу: если вы ошиблись номером, то не стоит вешать трубку, не извинившись. Если вы ошиблись номером, то необходимо сообщить о своей ошибке человеку которого вы побеспокоили.

Несколько правил при исполнении функций секретаря:

Дозвонившись до требуемого абонента, необходимо объяснить ему причину звонка, а затем соединить его с вашим руководителем, которого вы уже заранее уведомили о совершаемом звонке.

Если же при совершении звонка, вам ответил автоответчик, то кроме изложения вопроса по которому вы звонили, необходимо оставить контактные данные с указанием времени когда вас можно застать у рабочего телефона.

Правила, которых необходимо придерживаться, если вам необходимо перезвонить.

Если звонок не застал вас на месте, то вам придется перезвонить. Данные звонки необходимо выполнять оперативно. Невежливо оставлять звонки без ответа, причем в этом случае необходимо учитывать график рабочего времени, звонившего вам человека, если они вам известны.

Как сделать так, чтобы вам быстро перезвонили.

Если при совершении звонка вам не удалось поговорить, то необходимо оставить контактную информацию, чтобы человек мог иметь спланировать свой ответный звонок.

Как по телефону поймать нужного человека.

При разговоре необходимо не забыть согласовать время вашего следующего телефонного разговора.

Если вам ответил не тот человек, которого вы хотели заставить необходимо четко сформулировать цель вашего звонка, вдруг вам поможет кто-то другой.

Всегда будьте вежливы и не забывайте уточнить время, в которое наиболее вероятно застать на месте необходимого вам человека.

Совершая звонки, не забывайте об альтернативных средствах связи, например электронная почта.

Соблюдение телефонного этикета представляют – это использование маленьких нюансов в общении, что положительно влияет на ваш имидж, и имидж вашей компании. Выполняя не хитрые вышеизложенные правила, вы будете выглядеть профессиональнее, что немаловажно в наше время.