Телефон – самый быстрый и доступный способ связи. Люди, которые умеют вести деловой разговор, выставляют себя в более выгодном свете, что не может сказаться на репутации и самой организации.

Однако специальной подготовки по ведению телефонных деловых разговоров нет. Секретари приемных, обязанностью которых являются переговоры по телефону, нередко не имеют навыков. Именно поэтому за рубежом уже введены в практику краткосрочные курсы, помогающие приобрести навыки работы с оргтехникой, в том числе и с телефоном.

Существенная часть деловых разговоров длится около пяти минут. Больше половины телефонных звонков выпадает на время до полудня, тем самым отрывая от работы, не предоставляя возможности сосредоточиться, что в дальнейшем провоцирует стресс. В подобном режиме важно уметь перестраиваться под собеседника, обладать нужной информацией, четко и лаконично вести разговор.

Деловой телефонный разговор зачастую имеет такой план: люди представляются друг другу, один из собеседников вводит другого в курс дела, затем взаимное обсуждение и далее заключение.

Помимо этого вы должны быть готовы записать полученную информацию. Говорить следует четко, чтобы не терять время на повторение не услышанного собеседником слова. Недопустимо перебивать, когда вам излагают информацию. Если инициатор звонка вы, стоит спросить у собеседника, может ли он говорить. При отрицательном ответе спросить, когда можно перезвонить.

Умение вести деловой разговор заключается в следующем:

• звонок делать нужно, удостоверившись в правильности набранного номера; если этот момент упущен, не вешайте молча трубку, попросите прощения за то, что ошиблись номером. Если случай обратный, то есть, вы приняли ошибочный звонок, стоит сказать, что «Вы попали не туда» и повесить трубку.
• перед звонком стоит подготовить всю нужную документацию, которая может потребоваться в разговоре.
• как только вам ответили, представьтесь, назовите свою организацию.
• если предполагается протяжный разговор, поинтересуйтесь у собеседника, обладает ли он достаточным количеством времени, либо перенесите разговор в удобное для обеих сторон время.
• затянувшийся монолог собеседника не оставлять без внимания, подтверждайте изредка его краткими репликами.
• если другую сторону неважно слышно, попросите говорить громче, либо перезвонить.
• в заключение разговора поблагодарить собеседника, сказать несколько добрых напутствий.